Nissedal kommune ønskjer å sikre at du som brukar av kommunale tenester skal kjenne deg trygg på at gjeldande lover og reglar for behandling av personopplysningar i kommunen blir følgde. Behandling av personopplysningar er alle handlingar som blir utført med personopplysningar. Døme på dette er registrering, lagring og utlevering av personopplysningar.

Det er kommunedirektøren som er ansvarlig for kommunens behandling av personopplysninger.

Personopplysningar er alle opplysningar og vurderingar som kan bli knytt til deg som enkeltperson. Typiske personopplysningar er namn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer. Eit bilete blir også rekna som ei personopplysning dersom enkeltpersonar kan bli identifisert. Biometri slik som fingeravtrykk, irismønster, hovudform (for å kjenne att ansikt) er også personopplysningar. Vidare er ei dynamisk IP-adresse også definert som ei personopplysning. Registreringsnummeret på ein bil kan også vere ei personopplysning dersom det kan bli knytt til ein bestemt person, men ikkje dersom det står på ein firmabil som blir nytta av fleire. Opplysningar om åtferdsmønster er også rekna som personopplysningar; Opplysningar om kva du handlar, kva butikkar du går i, kva tv-seriar du ser på, kor du fysisk bevegar deg i løpet av ein dag og kva du søkjer etter på nettet er alt saman døme på dette. Ei av dei nyare utfordringane for personvernet er nemleg det at vi legg att så mange digitale spor – ofte utan å vite om det eller tenke over det.

Jf. Personvernforordningens artikkel 4: "Personopplysninger er «enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»); en identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ved hjelp av en identifikator, f.eks. et navn, et identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, en nettidentifikator eller ett eller flere elementer som er spesifikke for nevnte fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet".

Opplysningar som du sender inn til kommunen blir sendt over til rette saksbehandlar. Opplysningane gjer våre tilsette i stand til å utføre saksbehandling av din førespurnad. Dei innsamla opplysningane om deg blir behandla på same måte anten du sender inn vanlege dokument eller elektroniske dokument.

For å kunne behandle personopplysningar må kommunen ha eit rettsleg grunnlag. Store delar av kommunens tenester er lovpålagte, dvs. at grunnlaget for behandlingane vil vere at ein skal utføre lovpålagte tenester eller utøve offentleg mynde. For dei behandlingane som ikkje er heimla i lov, kan grunnlaget vere samtykke eller at ein skal oppfylle inngåtte avtaler.

I utgangspunktet lagrar vi personopplysningane så lenge vi har behov for informasjonen til det formål opplysningane blei henta inn for. Det kan vere at vi er lovpålagt å arkivere informasjonen lengre enn perioden for utført teneste. For samtykkebasert informasjon blir denne lagra så lenge samtykket gjeld, og det ikkje er trekt tilbake.

Du kan vende deg til oss og be om å få vite kva for opplysningar vi har om deg, kva dei blir bruka til og kor dei er henta ifrå. Dette gjeld både elektroniske og manuelle register. Du skal kunne krevje at feilaktige eller mangelfulle opplysningar om deg blir retta. Vi rår difor alle brukarar til å nytte innsynsretten aktivt, og gje beskjed til tenesta dersom det er noko feil. Du kan krevje at unødvendige opplysningar om deg blir sperra eller sletta. Vi slettar eller sperrar opplysningar som ikkje lenger er naudsynte for føremålet med registreringa. Dette gjeld ikkje dersom opplysningane skal bli oppbevara i høve til anna lovgjeving, t.d. regnskapsloven, offentleglova og arkivlova.

Hovudregelen etter offentleglova er at forvaltningsorgan sine saksdokument er offentleg tilgjengelege. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjere seg kjende med innhaldet i kommunen sine saksdokument. Din førespurnad til oss vil dermed også vere offentleg, anten den kjem i form av brev eller e-post. Kommunen handterer likevel ein del dokument som inneheld teiepliktige opplysningar. Slike dokument blir unnateke frå det offentlege. Interne dokument kan også bli unnateke det offentlege.

Vi har etter personopplysningsloven ansvar for at personopplysningane er tilstrekkeleg sikra. Vi skal sikre at berre dei som har eit tenestleg formål får tilgang til opplysningane. Vidare skal vi sikre at opplysningar ikkje kan bli endra eller sletta av andre enn dei som er autorisert til å gjere dette. Vi skal sikre at personopplysningane er tilgjengelege når det er naudsynt for å utføre våre arbeidsoppgåver.

Alle tilsette i kommunen har teieplikt. Dei tilsette er plikta til å hindre at andre får tilgjenge eller kjennskap til personlege opplysningar om deg, dersom du ikkje har gjeve samtykke til dette. For einskilde saksområde er teieplikta særleg streng, og einskilde av særlovene gjev særleg strenge reglar om dette.

I nokre tilfelle vil dine personopplysningar bli overført til eksterne mottakarar. Det kan til dømes vere NAV, sjukehus og Utdanningsdirektoratet (i samband med eksamen eller nasjonale prøver). 

Når dine personopplysningar blir behandla i fagsystem som ligg hos ekstern leverandør, har kommunen ei databehandlaravtale med leverandøren for å regulere sikkerheita rundt behandlinga, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. 

Våre elektroniske skjema blir levert av Kommuneforlaget. Opplysningane blir sendt frå deg til Kommuneforlaget, og vidare til kommunen, på krypterte linjer. Før du får lov til å nytte eit skjema, dvs. avgje personopplysningar over internett via Kommuneforlagets digitale skjema, må du samtykke i personvernerklæringa deira. Eigartilhøvet mellom Kommuneforlaget og Fyresdal kommune blir regulert av ei eiga databehandlaravtale.

Personvernombodet er ein ressurs og ein rådgivar for kommunen og eit kontaktpunkt ved spørsmål om kommunen si behandling av personopplysingar. Personvernombodet sine oppgåver er mellom anna å informere og gje råd, passe på at kommunen følgjer reglane om personvern, hjelpe kommunen med vurderingar og konsekvensanalyser og å samarbeide med Datatilsynet.

Personvernombod i Nissedal kommune er Ann Kristin Nordbø.